You may write something like this

Kepada ....

Amaran Pertama: Tidak hadir bekerja tanpa izin

Didapati bahawa anda telah tidak hadir bekerja pada .......tanpa izin daripada kami. Oleh itu anda diberi amaran supaya kesalahan ini tidak diulangi. Sila ambil perhatian bahawa jika kesalahan seupama ini diulangi, tindakan tatatertib boleh diambil terhadap anda..

thank you very much. !!!

因为他是走machine的（shift) 没有通知我们他会迟来11am 才来(去丧礼），导致我们找不到人来代替。请问要写这些进去吗？

sample?

对不起，我马来文很差